Usa la tecnología a tu favor, optimiza tu tiempo y mejora tus notas.

Hola Ingenieros.

Imagino que la mayoría empezará a tener sus primeros parciales esta semana, les deseo mucho éxito. También, imagino que la primera unidad de sus materias estuvo, relativamente, fácil, pero viene lo bonito: ¡los trabajos en grupo!

Realmente, en El Salvador no tenemos cultura sobre trabajar en equipo, por lo que me imagino que ponerse de acuerdo es difícil. Es difícil porque los trabajos en la escuela y bachillerato la mayoría de veces se hace del tipo: “Te toca esto, me toca esto, me pasás tu parte y lo armo”. Todos lo hicimos alguna vez en la escuela y al ver que el trabajo no era tan pesado de esta forma lo adoptamos como manera universal de trabajar por el resto de nuestra vida [lo digo porque he visto que personas aún aplican ese método en el trabajo profesional]. Lo peor de esto es la pérdida del tiempo en subir documentos, bajar documentos, pegarlos, enviarlos a nuestros compañeritos, volver a bajar y revisar que lo haya enviado bien. Es tedioso.

Otra manera de trabajar en equipo es reunirse. Esta, según, es la mejor manera de trabajar en equipo, porque las personas están presentes y se pueden tomar mejores decisiones cuando estás viendo al equipo. POQUÍSIMAS ocasiones son las que todo el grupo puede estar presente. De un mes que dan para un trabajo, o dos, las personas se reúnen 2 veces como MÁXIMO. Eso significa pérdida de tiempo 1.

El día que al fin se reúnen, hablan 20 minutos [¡por mucho!] del trabajo y toda la tarde pasan chambreando de la gente en común de la clase, que si el catedrático aquí, que las elecciones, que escuché esto, que el Twitter, que no me seguís, que leí en Facebook, etc. A esta la llamaremos pérdida de tiempo 2.

Al final, quedan en que harán como los tipos de arriba que cada quién su parte justo cuando están a una semana de entregar. Como ya vieron todo lo que pasa cuando se quedan a dividir los trabajos por partes, me ahorraré en volverlo a explicar y le llamaré pérdida de tiempo 3.

Todos, al principio de año escolar, siempre tenemos las ganas de mejorar nuestras notas o el “hoy sí paso en limpio y a la primera” o la llamada de atención con el “ya la llevo en tercera” y estoy segura que siempre tenemos la mejor disposición para mejorar en todo, trabajos, estudios, preparación de mesas redondas, parciales, etc.

Pero estamos malacostumbrados a que nos dan tanto tiempo para un trabajo en grupo que siempre lo dejamos al último y no le dedicamos el trabajo que se merece. Estamos concientes que esa no es la mejor manera de presentar un trabajo y queremos mejorar para la próxima, ¿pero de verdad es nuestra culpa por no poner esfuerzo extra o es que de verdad las herramientas a las que estamos acostumbrados [reunirse en persona y cortar por partes un trabajo] son las que no funcionan y es momento de adoptar otras?

Aunque sí sea nuestra culpa por no dar el esfuerzo extra, a veces es imposible con la carga de la Universidad. Estamos con tantos planos, folletos que leer, parciales que preparar que tan solo imaginar que tenés que salir a perder una tarde que bien podría ser tarde de estudio es excusa suficiente para no reunirte. La verdad, yo pienso que es más culpa de las herramientas que estamos acostumbrados a usar y de la forma ineficiente en la que las ocupamos.

Para suerte de todos nosotros, acoplarnos a los cambios no es tan difícil, sobretodo cuando esos cambios son para optimizar recursos y más cuando ese recurso es el que más necesitamos, como lo es el tiempo.

Sabrán que los ingenieros, nunca reniegan de las cosas por puro gusto, sino que bajo todo, se imaginan la solución. En esta ocasión traigo una solución viable para que hagamos uso de la tecnología a nuestro favor. Una solución y dos herramientas. La solución sería trabajar con una plataforma de documentos en línea. ¿Porqué? Porque te ahorrás el tiempo en que se ponen de acuerdo en quedar en un lugar y la tarde en la que no planearon nada, este es un documento que estará en la nube desde el día que lo creés hasta el día que lo entregués y después que eso hasta que decidás borrarlo. Porque te evitás el tiempo en bajar un documento y subirlo y reenviarlo y diferenciar entre las distintas versiones. Porque te evitás el tiempo en que vas a armar un documento y ver que no falte nada de las partes que les tocaba hacer. Porque la actualización del documento es instantánea y, porque puede hacerse desde casa… o desde cualquier lugar con conexión a internet, como cyberUES o la dona de la Facultad.

La solución es una pero las herramientas dos. La herramienta que yo conozco, he utilizado y que puedo asegurar que ahorra mucho tiempo y que se tiene colaboración al instante se llama Google Docs. Es la plataforma de documentos de Google. Si tenés Google Mail [Gmail] podés utilizar eso. Soportan creación de documentos, imágenes, presentaciones, hoja de cálculo, etc. En un documento ponés toda la información que tienen o las que tienen que ir completando. Todos van actualizando el trabajo en línea y de forma colaborativa. Al estar todos leyendo y viendo qué falta se empaparán más del proceso y del tema. No importa si no pueden conectarse al mismo tiempo, siempre se podrán hacer cambios y el equipo completo puede conectarse a lo largo de un día para avanzarle. Si lograsen conectarse al mismo tiempo, que sería lo ideal, en la plataforma hay un chat por si necesitan ponerse de acuerdo en algo extra, tipo: Yo hice los objetivos, ¿podés revisar la ortografía o agregarle algo? Etc. Lo recomiendo mucho porque la plataforma es simple, intuitiva y guarda el ambiente de trabajo, redacción y estudio para que no te distraigás con cosas vanas. Al final, podés bajar el documento a tu compu en cualquier formato que se te haga más fácil para imprimirlo o qué sé yo. Dale una revisada docs.google.com :)

También es sabido que no todo el mundo tiene una cuenta de Google y que esto es un gran pero para algunos (?). Ya sé qué es difícil tener una cuenta de correo personal, una del messenger o Gtalk ;) y la que te dan en la Universidad - porque creánlo o no, sí llegan boletines al correo institucional de vez en cuando - y todavía tener que crear una cuenta en Google Mail, es complicado. Les aconsejaría grandemente que se cambiaran a Google Mail porque a mi me ha funcionado pero probablemente ustedes no se sientan cómodos con la idea.

Por GenBeta me entero de la existencia de ThinkBinder, es un servicio web y trae bastantes herramientas, entre ellas una pizarra en la que se pueden debatir muchas ideas de proyectos, editar y borrar. El chat es de texto y video e incluso pueden enviarse mensajes privados entre usuarios. Confieso que no lo he probado pero la verdad es que parece una solución integral para esas personas que no quieren hacer una cuenta extra en Google. Ya me contarán si ustedes se atrevieron a utilizarla. Dale una revisada en thinkbinder.com :)